Laporan Umum

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggung jawaban baik secara lisan maupun secara tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka.

Laporan merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi baik formal maupun nonformal.

Laporan umum sangat bermanfaat bagi perusahaan. Misalnya untuk membuat laporan anggaran suatu perusahaan. Laporan umum sendiri mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan akan terlaksana secara effektif dan efisien.

Manfaat laporan bagi perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Merupakan perwujudan dari responsibility pelapor terhadap tugas yang dilimpahkan.
2. Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi yang saling mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.
3. Sebagai alat untuk membuat budgeting (anggaran), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian maupun pengambilan keputusan.
4. Sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan.

Laporan yang tepat adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang akurat, misalnya data dan fakta mengenai :

1. Jumlah surat keputusan yang telah dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu satu bulan.
2. Bentuk dan struktur organisasi perusahaan.
3. Jumlah tenaga kerja per bagian.
4. Rencana pemakaian anggaran finansial dan sebagainya

Setelah melakukan pengumpulan data secara acak atau kasar mengenai observasi atau penelitian yang dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data tersebut bisa dilakukan dengan cara :

1. Pemilihan data berdasarkan pembedaan cakupan yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut personal perusahaan, finansial maupun pelaksanaan rencana.
2. Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya.
3. Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik maupun tabel
4. Membuat kerangka laporan

Pembuatan kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini termasuk juga didalamnya pemaparan mengenai bab-bab laporan yang dibuat ataupun inti masalah yang dirangkum dalam suatu laporan. Pada dasarnya kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok yaitu:

1. Pendahuluan

Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui :

• Maksud dan tujuan pembuatan laporan

• Maslah yang akan dibahas.

• Batasan masalah.

• Sistematika penulisan laporan.

• Pendekatan penyelesaian yang digunakan

2. Tubuh Laporan

Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang dikemukakan,karena :

• Di dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut kepentingan penyelesaian.

• Terdapat analisa si pelapor.

• Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si pelapor.

Biasanya bagian tubuh laporan ini yang merupakan bagian terpanjang dari keseluruhan laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya terdiri dari :

1. Permasalahan.
2. Batasan masalah.
3. Hipotesa.
4. Latar belakang teori.
5. Bagian (part)
6. Bab-bab (chapters).
7. Sub bab-sub bab (section) dan sebagainya

Bagaimana agar laporan benar-benar dibutuhkan dan bermanfaat peranannya dalam organisasi harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

Clear

Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporan tersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi laporan sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan jaminan kejelasan suatu laporan di samping hal-hal tersebut diatas.

Mengenai sasaran permasalahannya

Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.

Tepat waktu dan cermat

Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuat laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan. Kalau sampai terjadi keterlambatan penyampai laporan bagi yang berkepentingan berarti terjadi pemborosan waktu maupun tenaga karena kalau misalnya laporan tersebut diperlukan untuk bagian pengendalian produksi maka bagian pengendalian produksi akan kacau karena bagian ini menyangkut proses produksi yang berlangsung terus menerus. Oleh karena itu ketepatan waktu maupun kecermatan pembuatan laporan sangat dibutuhkan apalagi bila laporan tersebut menyangkut tindakan koreksi yang harus ada follow up nya.

Tetap

Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima. Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh saling bertentangan satu sama lain

Objective dan factual

Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif

Harus ada proses timbal balik

Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca. Jika si pembaca memberikan response berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan

Kesimpulan

Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas/perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanya. 

Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi :

1. Fungsi Informatif

Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya

2. Fungsi Pertanggung jawaban

Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.

3. Fungsi Pengawasan

Dengan membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.

4. Fungsi Pengambilan Keputusan

Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri